Konsultskolan 3

Konsulter inom försvarssektorn debatteras understundom i sociala media. Mycket sällan kommer dock röster inifrån konsultleden eller ens beställar- och projektorganisationerna, något som ger brister i helheten. Det tänkte vi göra en ansats för att råda bot på.

Det första inlägget om konsultverksamheten i stort (länk) och det andra om hur det kan vara att lämna det militära för konsultroll (länk).
I det här inlägget vill vi lägga fram några problemområden och tycka till om dessa.



På det stora är det mycket som är bra med Försvarets materielverks (FMV) och Försvarsmaktens (FM) upphandling av konsulttjänster men allt är inte guld och gröna skogar. Det finns områden där justeringar borde göras för att uppnå mer effekt.

Omsättning av konsulter
I projekt förekommer det att en konsult växlas ut för en annan. Det är ett sätt för konsultföretag att jobba in nya konsulter i verksamheten. Det innebär att den nya konsulten måste läras upp och sämre output. I mitt tycke är det alldeles för vanligt på vissa håll.
Konsultföretagen har ett stort ansvar för detta och de måste förstå att det kan slå tillbaka på företaget med färre avrop som följd. Även FMV (i första hand) kan stävja detta genom att inte godkänna denna omsättning, annat än om starka skäl föreligger.

Till del är problemet orsakat av låga timpriser och därmed debiterings-hets.


Byte av tjänsteföretag
Om det inte vore bara att enskilda konsulter omsätts så finns problemet med att hela företag växlas ut till förmån för ett annat. När avtal går ut görs en ny upphandling där man tittar på priser, inte effektivitet.
Det gör att program eller projekt mer eller mindre kan behöva startas om med helt ny personal. Man behöver inte vara raketforskare för att lista ut konsekvenserna av det.

För att komma till rätta med det bör FMV skriva avtal på sådan tid att det täcker behoven, inte bara del av tiden. Verket har en tendens att skriva allt för korta avtal i vissa stycken.


Styrning och koordinering
En del av den problematik som i försvarsdebatten brukar läggas på konsulternas konto är att program och projekt spretar, att produktdesign inte ger interoperabilitet med andra system, mm. Det är INTE på grund av konsulter utan en konsekvens av bristande samordning både hos slutkunden Försvarsmakten och hos FMV.

Försvarsmakten är idag ingen bra beställare och FMV har ingen bra organisering. Verksamheten måste få en bättre styrning och det är något som det tycks tas höjd för, kan man utläsa av den senaste försvarslogistikutredningen.

Idag finns det multipla projekt inom samma domän som lever helt separat med noll koordinering mellan sig. Detta pga att det är olika beställare på HKV PROD och olika utförare på FMV. Det finns till och med exempel där konsulter är länken mellan projekt.

Kompetens kostar
FM och FMV vill ha kompetens, det är självklart. Dagens tillämpning av Lagen om offentlig upphandling (LOU) medför en prispress där tjänsteföretagen anstränger sig till det yttersta för att få ner timpriserna för att vinna avtal. Det har gått så långt med vissa avtal att den kompetensnivå som FMV vill ha på konsulterna inte går att tillhandahålla. Det bär sig inte, helt enkelt. FMV/FM får då hålla sig till godo med juniora konsulter.

Detta är en svår nöt att knäcka men det finns säkert någon som har en bra idé?


Byråkrati
Krånglig byråkrati finns i all offentlig sektor, mer eller mindre. Inom försvarslogistiken är det ganska omfattande byråkrati för att kunna driva projekt. Det är tidskrävande och kostnadsdrivande.
Det är mängder av dokumentation som ska produceras och mycket av det läses inte. Men det står i processbeskrivningen att de ska produceras och då är det så. Här finns det mycket att göra för att förenkla för FMV.
Samarbetet med FM (PROD, resp MSK, MUST, mfl) fungerar inte helt smärtfritt heller. Inte sällan sitter det fast i en person som ju kan vara ledig eller upptagen med annat.


Drömmar och önskelistor
I bästa fall har FM skrivit en väl genomarbetad målsättning (Taktisk Teknisk Ekonomisk Målsättning TTEM) för det materielsystem som ska upphandlas/produceras. I TTEM beskrivs förutsättningarna för nyttjande av systemet och vilken förmåga som det ska ha. TTEM tillsammans med andra krav ger sen en sammanslagen kravbild. De andra kraven kan vara Krav på Säkerhetsfunktioner (KFS) eller interoperabilitetskrav från andra system. Den sammantagna kravbilden ligger sen till grund för införskaffandet och omsätts till tekniska specifikationer och andra upphandlingsobjekt såsom verksamhetsåtaganden från leverantör.

TTEM är ett viktigt dokument men det är inte alltid så bra utfört. Ett problem är att de som skriver TTEM inte alltid är förankrade i den verksamhet som materielsystemet ska användas i och TTEM skjuter då vid sidan av målet. Ett annat problem är de ibland långa ledtiderna som gör att kraven blir utdaterade.

Ett tredje problem är att det titt som tätt ställs dåligt genomtänkta krav. Vet ni vad som krävs för att helt EMP-skydda en datormiljö, vad det skulle kosta? Och varför ska datorerna vara EMP-skyddade när resten av förbandets materiel, tex elverk att driva datorerna inte är det?

I vissa fall är kraven rena önskedrömmar. I andra fall finns det inga dokumenterade krav, inget TTEM eller motsvarande, utan bara ett uttalat behov av att "vi behöver någonting".


Affärsmässighet och opartiskhet
När kraven är otydliga finns det möjlighet för skrupelfria konsultbyråer att gräva guld ur anslaget och så ska vi ju inte ha det. Det måste bli bättre uppföljning på kostnaderna. Det ska inte löna sig att skörta FMV.
Konsultföretagen ska vara upphandlade på ett sådant sätt att de kan vara affärsmässiga utan att de drivs mot att överdebitera FMV/FM. Det är i såna fall bra med fd officerare, och helst aktiva RO, i leden som känner för slutkunden och kan bromsa.

Viktig är också att upphandling sker så att samma företag inte både sitter i kravarbete/styrning och i slutleverantörsled. För att säkerställa god effekt per krona måste leden hållas isär. Opartiskhet är ett måste.


Sammanfattning

• Få ner konsultomsättningen genom krav på företagen och rimliga avtal.
• Tillämpa LOU annorlunda för att ge bättre förutsättningar.
• Minska byråkratin.
• Skärp upp beställning och styrning av materielprojekt.
• Följ upp konsultbolagen och styr upp de som behöver styras upp. Branschen skulle må bra av en lättare sanering. 

Detta var en kortare problematisering kring försvarslogistik, -projekt och konsultverksamheten. Jag har medvetet utelämnat konkreta exempel för det ska inte bli någon publik pajkastning mellan organisationer och projekt.

Mycket fungerar bra men det finns att skruva på.

/C